Two health and safety specialists wearing a white helmet, using a tablet.

Dokumentenmanagement

Mit dem Quentic Core der Software Quentic

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Dokumente systematisch verwalten.

So einfach geht’s mit Quentic!

Dokumente zentral speichern

  • Übersichtliche Dokumentenablage in bedarfsgerechten Ordnerstrukturen -
  • Unterstützung aller gängigen Dateitypen 
  • Upload und Download von Einzeldokumenten sowie Dokumentensammlungen 
  • Schnelle Auffindbarkeit dank zahlreicher Filterfunktionen 
  • Zugriff bis hinunter zum einzelnen Dokument regulieren
  • Dokumente mit relevanten Datensätzen in Quentic verknüpfen 
  • Ermöglicht parallelen Dokumentenzugriff von verschiedenen Stellen aus 
  • Benutzer können Dokumente einfach per Mausklick abrufen 
  • Vorgehen macht nachträgliche Aktualisierungen leicht und stellt den Zugriff auf die stets aktuellste Version bzw. Revision eines Dokuments sicher

Dokumente bereitstellen

Dokumente revidieren

  • Zuständigkeiten für das Dokumentenmanagement klar einteilen 
  • Erinnerungen nach gewähltem Turnus pro Dokument erhalten, dass inhaltliche Aktualität per Review zu prüfen ist 
  • Versionsverwaltung für ältere und aktuelle Fassungen von Dokumenten 
  • Bearbeitungsstatus für revisionsgeführte Dokumente schafft Transparenz
  • Geregelte Dokumentenfreigabe inklusive automatischer Protokollierung der Freigabeschritte
  • Individuelle Workflows erlauben, auch mehrere Bearbeitungs-, Prüf- und Freigabephasen pro Dokument genau festzulegen 
  • Intelligentes System bewirkt, dass Mitarbeiter außerhalb der Dokumentenbearbeitung immer nur auf jeweils freigegebene Fassungen zugreifen können

Revidierte Dokumente freigeben


Ab ins Archiv!

Werden Dokumente nicht mehr benötigt, sind die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Auch bei diesem Teil des Dokumentenmanagements hilft Ihnen Quentic: Archivieren Sie aufbewahrungspflichtige Dokumente, um ein vorzeitiges Löschen zu verhindern. Gleichzeitig schaffen Sie mehr Übersicht, denn archivierte Dokumente sind nur noch für bestimmte Benutzer in Quentic sichtbar.

„Kennt man eines, kennt man alle: Quentic ist intuitiv steuerbar und einfach in der Anwendung. Kennt man den Aufbau eines Moduls, findet man sich auch in allen anderen Modulen sofort zurecht.“

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